Videokonferenzen - Die zehn goldenen Regeln

Dienstag, den 28. April 2020

Aufgrund des Coronavirus liegen Videokonferenzen derzeit schwer im Trend. Wer jetzt sagt: „Es kommt mir bei Videokonferenzen nur auf den Inhalt an“, den möchte ich fragen: „Wirklich? Sind Sie denn vor Corona auch in Batikhemd und Schlabberjogginghose zum Kunden gegangen?“

Meine Botschaft: Unterschätzen Sie virtuelle Meetings nicht! Denn im Idealfall lässt sich mithilfe der digitalen Technik eine Situation schaffen, die auf unser Gehirn so wirkt, als säßen wir mit unserem Gesprächspartner direkt an einem Tisch. Kein anderes Medium ermöglicht es uns derart gut, Vertrauen zueinander aufzubauen, weil wir die Körpersprache unseres Gegenübers wahrnehmen, Reaktionen erkennen und emotionales Feedback ungefiltert sehen können. Doch damit Videokonferenzen, Onlinemeetings und Webkuscheln auch wirklich zu digitalem Kommunikationsgold werden, sollten Sie ein paar Dinge beachten. Oft sind es Kleinigkeiten, die jedoch eine große Wirkung haben.

1. Das richtige Setting

Es spielt eine fundamentale Rolle für den Erfolg einer Videokonferenz. Achten Sie zunächst darauf, dass Ihr Gesicht von vorn ausgeleuchtet wird. Im besten Falle durch Tageslicht oder Tageslichtlampen. Künstliches Licht verursacht gern mal einen unschönen Gelbstich auf der Haut.

Ebenso wichtig ist, was hinter Ihnen vonstattengeht, denn der Hintergrund erzählt viel über Sie und Ihr Unternehmen. Hierbei gilt: Strukturiert wirkt kompetenter als unordentlich. Weniger Gegenstände wirkt attraktiver als mehr. Weiter weg von der Wand wirkt großzügiger als schattenwerfend mit dem Rücken an der Wand. Achten Sie darauf, dass keine Pflanzen, Stehlampen oder Bilder hinter Ihnen positioniert sind, die für den Betrachter aus Ihrem Kopf zu wachsen scheinen.

Sollten Sie keinen schönen Hintergrund in Ihrem Homeoffice finden, keine Lust haben, aufzuräumen, oder Ihre Privaträume nicht öffentlich präsentieren wollen, können Sie einen aufklappbaren Hintergrund nutzen, mit dem Sie im Handumdrehen ein klares Setting erschaffen haben. Von virtuellen Hintergründen halte ich im Moment noch nichts. Die Ränder verschwimmen doch sehr, und es wirkt auf mich, als wolle derjenige etwas vertuschen.

2. Der richtige Bildausschnitt

Die goldene Regel besagt, dass maximal eine Handbreit Platz über Ihrem Kopf zum oberen Bildrand sein sollte. Dabei sollte Ihr Videobild Kopf und Brust zeigen. Denn das ist genau der Bereich, den wir vom normalen Face-to-Face-Gespräch gewohnt sind. Wenn Sie zu viel Platz über Ihrem Kopf haben, wirken Sie kleiner, als Sie sind. Tipp: Stellen Sie Ihren Laptop auf einen Laptopständer oder ein paar Bücher, um auf Augenhöhe mit Ihrem Gesprächspartner zu sein. Sie können die richtige Position überprüfen, indem Sie in Ihrem Bildausschnitt nach der Zimmerdecke Ausschau halten. Sehen Sie sie, kann es gut sein, dass Sie die Höhe der Linse nachjustieren müssen.

3. Blickkontakt halten

Das klingt leichter, als es ist. Sie müssen dabei nämlich in die Kameralinse blicken und sehen Ihren Gesprächspartner gleichzeitig nicht mehr, weil Sie dafür auf den Monitor blicken müssten. Die beste Lösung hierfür ist, einen zweiten Monitor hinter die Kamera zu positionieren. Dazu gehört eine Portion technisches Know-how. Die zweitbeste Lösung ist, das Fenster mit dem Konterfei Ihres Gesprächspartners so nah wie möglich unter die Linse zu schieben. Seien Sie sich bewusst, dass der Blickkontakt starke Wirkung hat. Durch ihn wird das Bindungshormon Oxytocin ausgeschüttet, und Sie bauen schnell Vertrauen auf.

Tipp: Wenn Sie konfliktträchtige oder verhandlungsentscheidende Aussagen machen, verzichten Sie in diesem Moment auf den Blick in die Linse und beobachten Sie lieber die Körpersprache des anderen.

4. Ein fester Platz

Da all diese Vorbereitungen ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, ist es ratsam, einen festen Platz für die Videokonferenzen zu wählen. So spart man Zeit und sorgt bei den Gesprächspartnern für eine vertraute Umgebung. Vorteil: Sie müssen nicht jedes Mal neu überlegen, aufräumen, das Licht richten, sondern können ganz entspannt loslegen und sich gleich auf die wichtigen inhaltlichen Themen konzentrieren.

5. Deutlich Sprechen

Das Sprechen ist Ihr hauptsächliches Kommunikationsmittel während einer Videokonferenz. Stellen Sie also sicher, dass man Sie trotz eventueller technischer Störgeräusche klar und deutlich versteht. Tipp: Investieren Sie in ein professionelles Mikrofon. Hall oder metallisches Rauschen mögen zwar im ersten Moment nicht stören, hat man Sie aber erst einmal über ein gutes Mikrofon gehört, möchte man dies nicht mehr missen.

6. Die richtige Körperhaltung

Eine gute Körperhaltung wirkt nicht nur in der Videokonferenz auf das eigene Unterbewusstsein, sondern auch auf das des Gesprächspartners.

Tipp: Stellen Sie sich einen Faden vor, der aus der Verlängerung der Wirbelsäule durch den Scheitelpunkt Ihres Kopfes nach oben zieht. Dabei sollte der Nacken schön lang und das Kinn ein wenig nach unten genommen werden. So wirken Sie präsent. Angelehnt birgt die Gefahr, schlaff und uninteressiert zu wirken. Um sicherzugehen, wie Sie wirken, machen Sie ein Foto von sich an die Stuhllehne gelehnt und eines, bei dem Sie ein bisschen Luft zwischen Lehne und Rücken haben und den imaginären Faden ziehen.

7. Eine freundliche Ausstrahlung

Der wohl wichtigste Tipp, um eine gute Verbindung zu Ihrem Gegenüber herzustellen und einen positiven Eindruck zu hinterlassen: Lachen Sie mindestens einmal während der Videokonferenz mit Ihrem Gesprächspartner. Denn das gemeinsame Lachen – auch über den Bildschirm – verbindet ungemein.

8. Kein Essen vor der Kamera

Auch bei einer Videokonferenz sollten gewisse Benimmregeln eingehalten werden. Das Essen vor der Kamera sollten Sie weitestgehend unterlassen – es sei denn, Sie haben sich zum gemeinsamen digitalen Teamlunch verabredet. Trinken Sie keine kohlensäurehaltigen Getränke, denn das Mikrofon verstärkt möglicherweise entstehende Körpergeräusche.

Tipp: Bahnen sich im Zuge dessen unerwünschte Körpergeräusche an, sollten Sie wissen, wie und wo sich Ihr Mikrofon zügig stumm schalten lässt.

9. Parallele Aktivitäten moderieren

Nehmen Sie Ihr Gegenüber verbal mit, wenn Sie während der Konferenz mit etwas anderem am Rechner beschäftigt sind. Im Zweifelsfall wird Ihre Abwesenheit bemerkt und womöglich fehlinterpretiert. Verlassen Sie in einer Eins-zu-eins-Konferenz oder kleinen Gruppe nicht einfach das Bild. Das wirkt respektlos und ist im normalen Leben gleichzustellen mit dem wortlosen Verlassen des Raumes.

Teilen Sie sich und Ihr Tun also stets mit, um den Kontakt aufrechtzuerhalten. Wenn Sie sich etwa Notizen während des Gesprächs machen, dann unterbrechen Sie den Blickkontakt nur kurz. Gerade während Ihr Gegenüber spricht, kann ein abschweifender Blick schnell Unsicherheit erzeugen. Blicken Sie nur kurz nach unten und nehmen dann sofort wieder Blickkontakt auf.

Vermeiden Sie Nebengeräusche, die der andere nicht sehen kann, die also außerhalb des Bildausschnittes sind. Kugelschreiberklicken, auf dem Tisch trommeln, Nägel feilen, eben alles, was der andere nicht zuordnen kann.

10. Das Gespräch richtig beenden

Neigt sich das Gespräch dem Ende zu, beenden Sie es mit einem Lächeln. Denn ein Blick verbindet Menschen, und ein Lächeln verbindet Herzen. Es wäre doch schade, wenn der letzte Gesichtsausdruck eine ernste Miene zeigt, weil sie konzentriert den Aus-Knopf sucht.